Praktisk styrearbeid

Denne teksten er skriven for styrearbeid i aksjeselskap, men kan også bli brukt som utgangspunkt for styrearbeid i andre organisasjonsformer.

🔗Samansetning av styret

Styret blir valt av generalforsamlinga og må bestå av minst ein medlem.
For aksjeselskap med samla drifts- og finansinntekter som overstig 100 millionar kroner blir det stilt krav om balanse mellom kjønna i styret. I aksjeselskap med minst tre styremedlemmer, kan maksimalt 60 % av desse ha same kjønn. For eksempel:

• For tre eller fire medlemmer, kan maksimalt to styremedlemmer ha same kjønn
• For fem eller seks medlemmer, kan maksimalt tre styremedlemmer ha same kjønn

Det er tilsvarande krav for balanse mellom kjønna blant varamedlemmene.
Det er òg krav til balanse mellom kjønna i styret og vararepresentantane som er valde av dei tilsette.

Eit godt styre består ofte av personar med ulik kompetanse som kan utfylle kvarandre for at verksemda kan nå måla sine. Ved stemmelikskap har styreleiar dobbeltstemme, for å hindre at styret endar i ein situasjon med stemmelikskap kan det vere fornuftig at antalet medlemmer i styret er eit oddetal.

🔗Registrere endringar i styret

Medlemmene i styret inkludert eventuelle varamedlemmer skal registrerast i Føretaksregisteret. Dersom styret skal ha varamedlemmer må desse saman med styremedlemmene stadfeste at dei tar på seg rolla. Dette blir gjort enklast ved at styre- og varamedlemmer signerer Samordna registermelding.

🔗Oppgåvene og ansvaret til styret

Det er styret som set mål for verksemda, organiserer arbeidet og utøver kontroll. Styret skal:

• Føre tilsyn med verksemda og den daglege leiinga. Dette betyr at styret skal sørge for at verksemda er forsvarleg organisert, har klare ansvarslinjer og kvalifisert personell.
• Halde seg orientert om den økonomiske stillinga til verksemda.
• Ha kontroll med at verksemda har ein forsvarleg eigenkapital og likviditet jamført med risikoen og omfanget av aktiviteten til verksemda. Dersom styret finn at eigenkapitalen ikkje er forsvarleg, pliktar styret straks å foreslå tiltak og kalle inn til generalforsamling.
• Sjå til at verksemda har tilstrekkelege planar, budsjett, økonomiske rapportar, forsikringar, retningslinjer og eventuell revisjon.
• Tilsette/avsette dagleg leiar.
• Kontrollere at dagleg leiar følger planar og rapporteringsrutinar. Styret kan fastsette ein instruks for dagleg leiar. Har ikkje selskapet dagleg leiar skal dei andre i styret føre tilsyn med styreleiaren som i slike tilfelle utøver funksjonen som dagleg leiar.

🔗Innkalling og førebuing til styremøtet

Det er styreleiaren som har ansvaret for å kalle inn til styremøte og at aktuelle saker blir behandla. Innkallinga kan delegerast til dagleg leiar. Både styremedlemmer og dagleg leiar kan krevje at bestemde saker blir styrebehandla ved å ta kontakt med styreleiar. Innkallinga med sakliste og styrepapir bør sendast til styremedlemmene normalt ei veke før styremøtet slik at medlemmene har tid til å sette seg inn i sakene i forkant av møtet (ei innkalling til styremøte kan ha kortare fristar enn dette om nødvendig).

Den som forbereder sakene skal legge fram ei innstilling med forslag til vedtak for styret, enten det er dagleg leiar, styreleiar eller begge i samarbeid.
Det er styreleiaren som har ansvaret for dialogen med dagleg leiar.

🔗Saksbehandlinga i styret

Styresakene skal behandlast i møte eller på annan forsvarleg måte. Det kan for eksempel vere som telefonmøte, videomøte eller e-post. Styremøte skal gjennomførast ved behov. Aksjelova stiller ikkje krav til kor mange styremøte som skal gjennomførast i løpet av året.

For å sikre at tilsynsrolla blir varetatt bør styret kallast inn til møte minst ein gong kvar fjerde månad. Det er styret som gjennom strategiarbeidet sitt, set mål for den daglege leiinga, og som vedtar årsplanen for verksemda. Styreleiar har ansvaret for at årsplanen blir følgd.

Styremøta blir leia av styreleiaren, som er ansvarleg for at styret kan fatte avgjerd/vedtak i ei sak. Orden og struktur i styremøtet er viktig. Derfor er det ein fordel å behandle styresakene i tre trinn: presentasjon, diskusjon og vedtak.

🔗Når er styret vedtaksfør?

Med mindre vedtektene seier noko anna så er styret vedtaksført når meir enn halvparten av styret deltar i styrebehandlinga. Ein føresetnad for at styret er vedtaksført er at alle styremedlemmene har blitt kalla inn til møtet. Styreleiar har dobbelstemme ved likt stemmetal. Det blir tilrådd at styret gjennom diskusjon klarar å komme fram til eit samrøystes vedtak. Dagleg leiar er ikkje medlem i styret. Han/ho har talerett, men ikkje stemmerett.

Både styremedlemmer og dagleg leiar kan krevje ein protokolltilførsel, det vil seie at ein i vedtaket får dokumentert oppfatninga si av ei sak. Dette er særleg aktuelt ved usemje, og har noko å seie ved ei eventuell seinare vurdering av styremedlemmene si erstatningsplikt.

Ein styremedlem kan berre stemme i saker ho/han har vore med på saksbehandlinga av.

🔗Styreprotokoll

Ein styreprotokoll må angi at det er ein styreprotokoll og skal som minimum angi tid og stad, kven som var med på møtet, behandlingsmåte, forslag til vedtak og styrevedtaket. Det er styreleiaren i selskapet som er ansvarleg for at det blir ført protokoll. Om selskapet har dagleg leiar kan styreleiar delegere denne oppgåva til dagleg leiar. Dersom ein medlem av styret ikkje var med i behandlinga av ei sak på grunn av fråvær eller inhabilitet, skal dette komme fram av protokollen. Ved usemje om vedtak skal dette også gå fram av protokollen.

Styreprotokollen skal vere datert og signert av alle styremedlemmene som har deltatt i behandlinga.

Merknader til protokollen melder ein til styreleiar eller dagleg leiar så snart som mogeleg etter at protokoll er mottatt. Behandling av merknader gjer ein i neste møte. Underskrift av protokoll gjer ein normalt også i neste styremøte.

Eksempel på styremøteprotokoll

🔗Kven representerer styremedlemen?

Ein styremedlem representerer berre seg sjølv i styret. Det er likevel forventa at styremedlemmen rapporterer til dei som har valt han/henne inn i styret gjennom dei kanalane som er naturlege.

Sjølv om styremedlemmene representerer seg sjølve i styret, har dei eit ansvar for å arbeide for det som er best for den verksemda dei er valde inn i. 
Styremedlemmene blir valde for to år om gongen, dersom ikkje anna går fram av vedtektene. Styremedlemmen kan trekke seg før det er gått to år. Styremedlemmen må varsle styret om oppseiinga av styrevervet. Dersom selskapet ikkje endrar styresamansettinga etter varselet, kan du som styremedlem melde eigen fråtreding. Dette melder ein på Samordna registermelding.

🔗Oppgåvene i styret ved sviktande inntekter

I ein situasjon med sviktande inntekter må styret vere spesielt merksame på deira tilsyns- og kontrolloppgåver og at dei har plikt til å sette i verk nødvendige tiltak dersom eigenkapitalen søkk under eit forsvarleg nivå. Dette betyr at styret må legge til rette for å møtast oftare for å behandle saker som er vesentlege for føretaksøkonomien og innkalle til generalforsamling for å gjere greie for situasjonen.

🔗Inhabilitet

Spørsmål om inhabilitet kjem normalt opp i saker der det kan stillast spørsmål om ein styremedlem har ei særinteresse i saka. Med særinteresse meiner ein at saka må ha "særleg betydning" for styremedlemmen sin eigen del eller styremedlemmen sine nærståande. Særinteressa må vere ein framståande personleg eller økonomisk interesse som er i konflikt med interessene til selskapet. Graden av interessekonflikt er avgjerande for om styremedlemmen blir rekna som inhabil eller ikkje.

Aksjelova inneheld ingen nærmare reglar om styret si behandling av spørsmålet om inhabilitet. Den som kan vere inhabil, bør normalt ikkje delta i diskusjonar om eigen habilitet eller vere med i avgjerda av om det ligg føre inhabilitet. Det må avklarast før saksbehandlinga startar om det ligg føre inhabilitet. Den/dei som er vurdert å vere inhabil(e) må forlate styrerommet under behandlinga av saka. Dette skal gå fram i protokollen under gjeldande sak.

🔗Representasjonen til aksjeselskapet utetter

Styret representerer selskapet utetter og teiknar dets firma (signatur). Styret kan tildele signatur eller prokura til styremedlemmer, dagleg leiar eller namngitte tilsette. Signatur og prokura kan bli gitt til ein eller fleire personar i fellesskap. Protokoll frå møtet der signatur eller prokura blei gitt, må klart vise vedtaket, kven som har blitt tildelt signatur eller prokura. 

🔗Signatur

Signatur er ei fullmakt til å opptre og skrive under på vegner av eininga i alle samanhengar.

🔗Prokura

Prokura er ei fullmakt til å opptre og skrive under på vegner av eininga i samband med den daglege drifta.

Nærmare informasjon om signatur og prokura finn du på brreg.no.

Registrering eller endring av signatur og prokura melder ein via Samordnet registermelding.

Dagleg leiar kan representerer aksjeselskapet utetter i saker som inngår i den daglege leiinga. Dette betyr saker som naturleg høyrer inn under selskapsdrifta. Saker som etter forholdet til selskapet er av "uvanleg art" eller har "mykje å seie" må behandlast av styret.

🔗Erstatningsansvar

Styremedlemmer kan gjerast erstatningsansvarlege for skadar som dei i rolla si som styremedlemmer påfører selskapet, aksjonærar og andre. Reglane i aksjelova om styreansvar gjeld for alle som tar på seg verv som styremedlem i aksjeselskap.

Ein styremedlem er ansvarleg for å erstatte skadar som han eller ho i eigenskap av å vere styremedlem "forsettleg eller aktlaust" har påført ein annan. Forsettleg kan bety at noko er ei ønska handling, mens aktlaust kan bety at vedkommande er uforsiktig. Eit sentralt spørsmål ved vurderinga om noko er forsettleg eller aktlaust vil vere om styremedlemmen har handla i strid med gjeldande lovreglar. Eller om styremedlemmen har handla ut frå det som med rimeleg framferd kan krevjast av ein styremedlem under like omstende. Styreansvaret er eit individuelt ansvar, og kvar styremedlem skal vurderast for seg.

Styret sitt ansvar for å vurdere om selskapet har ein forsvarleg eigenkapital er eit typisk eksempel på ein situasjon der styret kan haldast erstatningsansvarleg. Kravet om forsvarleg eigenkapital inneber ei plikt for styret til å følge med og vurdere om selskapet har ein forsvarleg eigenkapital og likviditet. Kravet betyr også at styret må la vere å gjennomføre handlingar som medfører at eigenkapitalen blir uforsvarleg låg eller likviditeten blir dårleg.